Jak przechowywać dokumenty szkolne? Praktyczne porady

Dokumenty szkolne przechowuj według rodzaju, przypisanej kategorii archiwalnej i terminu retencji, chroniąc je przed wilgocią, dostępem osób nieupoważnionych oraz utratą danych. Dzienniki, arkusze ocen, akta uczniów i dokumentacja pracownicza mają różne okresy przechowywania. Sprawdź, jak zorganizować archiwum szkoły i prawidłowo przygotować dokumenty do brakowania.

Jakie dokumenty szkolne trzeba przechowywać?

Szkoła publiczna i niepubliczna przechowuje dokumentację wytworzoną oraz otrzymaną w związku z działalnością placówki. Dotyczy to przebiegu nauczania, rekrutacji, spraw kadrowych, finansów i administracji. Forma dokumentu nie zmienia obowiązku archiwizacji – te same zasady obejmują papier, pliki elektroniczne, nagrania i fotografie.

Terminy wynikają z przepisów prawa oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. W przypadku części szkół publicznych niektóre materiały mogą otrzymać kategorię A, czyli status dokumentacji przeznaczonej do wieczystego przechowywania. Decyzję w tej sprawie podejmuje właściwe miejscowo Archiwum Państwowe.

Dziennik lekcyjny – papierowy i elektroniczny – przechowuje się przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym zakończono jego prowadzenie.

Jak zorganizować archiwum szkoły?

Archiwum powinno znajdować się w miejscu suchym, zabezpieczonym przed zalaniem, ogniem i dostępem osób bez upoważnienia. Dokumenty trzeba ułożyć tak, aby można było szybko odnaleźć konkretną teczkę, a jednocześnie ograniczyć ryzyko ujawnienia danych uczniów, rodziców i pracowników.

Najwygodniej podzielić dokumentację według spraw oraz lat. Segregator sprawdzi się przy bieżących aktach, natomiast kartony archiwizacyjne lepiej wykorzystać do większych zbiorów przechowywanych przez wiele lat. Każde opakowanie powinno mieć opis zawartości, zakres dat, kategorię archiwalną i oznaczenie kancelaryjne.

Dokumenty papierowe

Arkusze ocen, protokoły i inne akta papierowe należy chronić przed światłem, kurzem oraz wahaniami wilgotności. Koszulki zabezpieczają pojedyncze kartki przed zabrudzeniem, lecz nie powinny zastępować uporządkowania całych jednostek archiwalnych. Luźne dokumenty warto umieścić w teczkach, a większe zbiory podzielić przekładkami.

Dokumentacja elektroniczna

Pliki przechowuje się w systemach z kontrolą dostępu, indywidualnymi uprawnieniami i rejestrem operacji. Kopie bezpieczeństwa muszą mieć poziom ochrony odpowiadający dokumentom źródłowym. Gdy upłynie okres retencji, usunięcie powinno objąć także kopie zapasowe, nośniki zewnętrzne i pliki znajdujące się w archiwach systemowych.

Dokumentacja elektroniczna podlega takim samym terminom jak papierowa dokumentacja o tej samej tematyce. Nośnik nie skraca okresu przechowywania i nie zwalnia szkoły z obowiązku zabezpieczenia danych.

Kiedy przeprowadzić brakowanie dokumentów?

Brakowanie oznacza formalne wycofanie dokumentacji, której okres przechowywania już minął i która utraciła znaczenie dowodowe. Czynność przeprowadza się cyklicznie, najlepiej raz w roku, do końca marca. Sam brak miejsca w archiwum nie jest wystarczającą podstawą do zniszczenia akt.

Termin zwykle liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono prowadzenie dokumentacji. W praktyce oznacza to rozpoczęcie od 1 stycznia następnego roku. Dla niektórych akt stosuje się inny punkt początkowy, na przykład datę uchylenia zarządzenia dyrektora.

Przed rozpoczęciem procedury trzeba sprawdzić wykaz akt, okres retencji i ewentualne decyzje archiwalne. Zbyt szybkie usunięcie dokumentów może pozbawić szkołę dowodów potrzebnych podczas kontroli, postępowania administracyjnego lub odtwarzania historii nauki ucznia.

Jak przygotować wniosek o zgodę?

Szkoła sporządza spis dokumentacji przeznaczonej do brakowania oraz wniosek do właściwego Archiwum Państwowego. Wniosek powinien wskazywać:

• nazwę placówki składającej wniosek,
• nazwę jednostki, która wytworzyła dokumenty,
• podstawę kwalifikowania, najczęściej jednolity rzeczowy wykaz akt,
• daty skrajne dokumentacji, jej rodzaj i rozmiar,
• liczbę jednostek archiwalnych oraz metry bieżące,
• oświadczenie dyrektora o upływie okresu przechowywania i utracie wartości dowodowej.

Spis powinien zawierać oznaczenie kancelaryjne, sygnaturę archiwalną, tytuł teczki, daty roczne, liczbę tomów oraz uwagi. Archiwum Państwowe może nakazać wyłączenie części materiałów i dalsze ich przechowywanie.

Jak niszczyć dokumenty szkolne zgodnie z RODO?

Fizyczne zniszczenie akt wolno rozpocząć dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody. Dotyczy to dokumentów zawierających dane uczniów, rodziców, nauczycieli i pozostałych pracowników. W aktach mogą znajdować się także informacje o zdrowiu, niepełnosprawności, sytuacji rodzinnej oraz pomocy psychologiczno-pedagogicznej.

RODO wymaga, aby dane nie były przechowywane dłużej, niż uzasadnia to cel i przepis określający retencję. Po zakończeniu tego okresu szkoła powinna usunąć dokumenty w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści. Dotyczy to również plików, nagrań audio-wideo, zdjęć, płyt CD i dysków twardych.

Niszczarka i norma DIN 66399

Papierowe akta należy niszczyć przy użyciu urządzenia dobranego do ilości materiału oraz poziomu ochrony informacji. Norma DIN 66399 opisuje wymagania dotyczące bezpiecznego niszczenia papieru, nośników optycznych i magnetycznych. Zwykłe wyrzucenie dokumentów do kontenera nie zapewnia poufności.

Po zakończeniu prac szkoła powinna odnotować datę zniszczenia w dokumentacji ewidencyjnej, między innymi na spisie zdawczo-odbiorczym. Protokół tworzy ślad potwierdzający, jakie akta usunięto, na jakiej podstawie i kiedy.

Nie niszcz dokumentów wyłącznie dlatego, że zajmują miejsce. Najpierw sprawdź okres przechowywania, kategorię archiwalną i zgodę właściwego Archiwum Państwowego.

Raz w roku sekretariat powinien przejrzeć zasób archiwalny i oznaczyć dokumenty zbliżające się do końca retencji. Taki harmonogram ogranicza pomyłki, ułatwia kontrolę nad miejscem oraz pozwala szybko wychwycić brakujące spisy. W przypadku dokumentów elektronicznych przegląd obejmuje także uprawnienia użytkowników i kopie zapasowe.